Podemos estar ante un cambio radical en el funcionamiento de las herramientas de productividad o terminar en un fiasco total. Microsoft ha anunciado que está trabajando en la integración del modelo de lenguaje GPT-4 con las aplicaciones de lo que solía conocerse como Microsoft Office y desde el año pasado es sólo Microsoft 365.

Word, Excel, Powerpoint, Outlook y Teams van a incorporar las capacidades de la inteligencia artificial de Open AI, ChatGPTen su última versión con el modelo de lenguaje GPT-4, como ya se ha hecho en el buscador Bing y el navegador Edge.

Microsoft Copilot combina las capacidades de los grandes modelos de lenguaje con lo que la compañía denomina Microsoft Graph (calendario, correos, chats, documentos y reuniones del usuario) y las apps del antiguo Office. Por un lado estará embebida en las aplicaciones que podrán ofrecer nuevas opciones para el usuario y por otro figurará como unchatbot accesible a través de la app Chat, como un contacto más. Esto último es lo que Microsoft llama Business Chat.

Repasemos que aporta Copilot en los programas de Microsoft 365 en los que se integrará.

Microsoft Word

Copilot escribe textos, los edita y los resume para el usuario. A partir de un prompt, la instrucción que el usuario da a la IA, ésta puede crear un borrador sobre la cuestión empleando información de la organización en la que está funcionando. También puede añadir contexto a documentos ya creados, reescribir secciones o un documento completo para hacerlo más conciso y realizar sugerencias para reforzar los argumentos del usuario. Algunos ejemplos concretos de instrucciones que se le pueden dar:

• Redacta una propuesta de proyecto de dos páginas basada en los datos de [documento] y [hoja de cálculo].
• Haz el tercer párrafo más conciso. Cambia el tono del documento para que sea más informal.
• Crea un borrador de una página basado en idea preliminar.

Excel

Copilot explora y analiza los datos de un documento y permite formular preguntas con lenguaje natural sobre su contenido. Revela correlaciones entre datos, propone escenarios hipotéticos, sugiere nuevas fórmulas basándose en las preguntas que el usuario realiza para ayudarle a explorar los datos sin tener que modificarlos, identifica patrones y crea visualizaciones. Algunos ejemplos de prompts para Excel:

• Proporciona un desglose de las ventas por tipo y canal. Inserta una tabla.
• Proyecta el impacto de [cambio variable] y genera un gráfico para ayudar a visualizar.
• Modela cómo un cambio en la tasa de crecimiento de [variable] afectaría mi margen bruto.

PowerPoint

Ayuda a transformar las ideas del usuario y documentos escritos existentes en presentaciones completas con notas del orador y fuentes. También puede iniciar una nueva presentación a partir de un simple mensaje o esquema, resumir presentaciones largas con un clic así como pedirle con lenguaje natural que ajuste diseños, reformatee el texto o sincronice las animaciones. Ejemplos:

• Crea una presentación de cinco diapositivas basada en un documento de Word e incluye fotos de stock relevantes.
• Resume esta presentación a tres diapositivas.
• Reformatea estas tres viñetas en tres columnas, cada una con una imagen.

Outlook

En el gestor de correo electrónico ayuda a priorizar mails en la bandeja de entrada y resumir cadenas de correos largas, con muchos participantes, para que el usuario entienda no solo lo que dicen sino los diferentes puntos de vista de cada uno y las cuestiones que hay que resolver. El usuario puede responder a un mail con un prompt que Copilot desarrolla en un correo completo y convertir notas rápidas en mensajes profesionales con información proveniente de otras aplicaciones de Microsoft 365, permitiendo ajustar el tono. Ejemplos:

• Resume los correos electrónicos que me perdí mientras estuve fuera la semana pasada. Destaca cualquier elemento importante.
• Redacta una respuesta agradeciéndoles y pidiéndoles más detalles sobre su segundo y tercer punto; acorta este borrador y haz que el tono sea profesional.
• Invita a todos a una reunión sobre los lanzamientos de nuevos productos el próximo jueves al mediodía. Menciona que habrá comida.

Teams

Copilot pone al usuario al día de la conversación que ha tenido lugar, organiza los puntos de discusión clave y enumera las acciones a realizar para que todos los asistentes sepan qué hacer a continuación de una reunión. En el chat de Teams, la IA contesta a preguntas específicas e informa al usuario sobre lo que se haya perdido de una reunión, sin interrumpirla. También ayuda con tareas comunes como organizar agendas de reuniones basándose en el historial del chat, identifica a las personas adecuadas para seguir tratando una cuestión y programa la próxima reunión. Ejemplos:

• Resume lo que me perdí en la reunión. ¿Qué puntos se han tratado hasta ahora? ¿En qué discrepamos sobre este tema?
• Crea una tabla de pros y contras para [tema en discusión]. ¿Qué más debemos considerar antes de tomar una decisión?
• ¿Qué decisiones se tomaron y cuáles son los siguientes pasos sugeridos?

Business Chat

Esta característica hace accesible al chatbot desde la aplicación Chat de Microsoft 365, en la que figura como un contacto más bajo el nombre de Copilot. De esta forma el usuario lo tiene siempre a mano, más allá de las posibilidades que da su integración en cada uno de los programas de la suite.

Utilizando el mencionado Microsoft Graph, Copilot reúne información de múltiples fuentes, incluyendo documentos, presentaciones, correos, calendario, notas y contactos, con la que mantiene a los usuarios al día. Algunos ejemplos de instrucciones que se le pueden dar:

• Resume los chats, correos electrónicos y documentos sobre el problema [del cliente] que ocurrió anoche.
• ¿Cuál es el próximo hito en [proyecto]? ¿Se identificaron riesgos? Ayúdame a generar una lista de posibles mitigaciones.
• Escribe una nueva descripción general de la planificación con el estilo de [nombre de archivo A] que contenga el cronograma de planificación de [nombre de archivo B] e incorpora la lista de proyectos en el correo electrónico de [persona].

Los riesgos de la IA generativa en una empresa

El paso de llevar una IA generativa a la plataforma de productividad más usada tiene riesgos evidentes. Una cosa es facilitar herramientas para el consumidor particular y otra para el entorno empresarial en el que un fallo de comunicación o recibir la información incorrecta puede acarrear graves consecuencias. Y, como Microsoft y cualquier otra empresa que esté lanzando herramientas IA no se cansa de repetir, estas herramientas IA cometen errores y es siempre recomendable la revisión humana.

“A veces, Copilot lo hará bien, otras veces será incorrecto pero todavía útil, dándote una idea que no es perfecta pero que te da algo a partir de lo que trabajar”, ha señalado Jared Spataro, jefe de Microsoft 365 en una publicación en el blog de Microsoft. No ha definido el coste que tendrá para el usuario aunque sí que lo habrá, por lo que los planes de suscripción a Microsoft 365 se verán modificados.

Microsoft y las inteligencias artificiales generativas se juegan mucho en este movimiento y en los próximos meses veremos la fiabilidad que demuestra Copilot. Por el momento, Microsoft está testando las nuevas funciones con un grupo seleccionado de 20 clientes, no particulares sino empresas e incluyendo a 8 de la lista Fortune 500, sin que haya una ventana de lanzamiento definida.