La maldición del ERP que no cesa: 4 de cada 10 proyectos fracasan

Es la columna vertebral de muchas empresas, pero también un gran quebradero de cabeza. Y pese a los años que han pasado (más de 30) desde que se popularizara esta herramienta y los avances tecnológicos que se han producido, hablar de ERP es hablar de, en muchos casos, un proyecto fallido. Así lo reconoce al menos un estudio de TIC Portal, que asegura que más del 40% de los proyectos de implantación ERP de las empresas fracasa en el intento. Y de aquellos que acaban, un cuarto de ellos no es exitoso o podría haber ido mejor, según detalla a La Razón Tim Rood, CEO de TIC Portal.

“Las razones del fracaso son varias pero las podemos resumir en que no hay una suficiente preparación previa de la organización antes de comenzar el proyecto, no se compromete la dirección lo necesario, no se elige bien al integrador y no se logra el compromiso por parte de los empleados”, resume.

Según los datos de este estudio, del 40% que no consigue implantar un ERP en su organización, un 27,7% de las compañías encuestadas afirma que el proyecto estaba parado y un 14,6% que había sido aplazado. Y eso que más de un tercio de las compañías afirmó que el tiempo de implementación había durado más de lo esperado y el 53,2% de las compañías que había acabado el proyecto dijo que los costes totales habían sido mayores que los previstos.

Cómo evitar estos errores

Para evitar estos datos, Rood cree que la gestión del cambio es “fundamental”, ya que “los trabajadores van a tener que adaptarse a una nueva forma de trabajar”. Mientras, de parte de las empresas encargadas de instalar esta herramienta en la organización, “el error más común es no comprender las necesidades del cliente, no entender bien su negocio, no saber adaptarse a los requerimientos y no saber dimensionar previamente el proyecto de la forma adecuada”. Algo que, muchas veces, se traduce en retrasos.

Tampoco los fabricantes de estos ERP están libres de culpa. En este caso, los errores se suelen derivar de “no explicar convenientemente las capacidades de su tecnología ni saber explicar al cliente el reto al que se enfrenta, lo que genera en el cliente una expectativa que luego no se cumple, pues a veces se producen obstáculos técnicos o de otra índole que son difíciles de superar”, según el CEO de TIC Portal. Así, las empresas encuestadas se quejaban del exceso de rigidez del ERP, exceso de complejidad o incapacidad de la solución para adaptarse a determinados requisitos.

Eso sí, Rood tiene claro que, si un proyecto ERP fracasa, el 85-90% de las veces se debe al cliente y “rara vez” al proveedor. “La tecnología no suele fallar”, sentencia, insistiendo en que la clave para que triunfe un proyecto de implantación es “primero organizar y luego automatizar”.

De nuevas y de segundas

Cabe señalar que, según los resultados de esta encuesta, los problemas se dan tanto entre las empresas que ya utilizan un ERP y se encuentran en proceso de migración a uno nuevo como en aquellas que instalan, por primera vez, este software.

En el caso de la migración a un nuevo ERP, las empresas, al haber utilizado ya esta herramienta, “son más conscientes de los retos y obstáculos, y suelen pedir ayuda externa. En las migraciones los problemas más comunes surgen cuando los datos no se migran adecuadamente”, detalla Rood.

España, más satisfecha

Cabe señalar que el estudio se ha realizado entre 200 empresas, la mitad de ellas españolas. “Llama la atención que el 93% de las empresas encuestadas españolas afirmó estar satisfecho con la implementación, mientras que el porcentaje de empresas belgas y holandesas que dijo que la implementación cumplía sus expectativas era sensiblemente inferior, un 76%”, nos detalla Tim Rood.

Una oportunidad

Aunque el CEO de TIC Portal asegura que el cloud computing y la Inteligencia Artificial han permitido añadir importantes innovaciones y mejoras en los ERP; cree que las start ups tienen una oportunidad en este mercado.

“Están surgiendo start ups con conocimiento muy especializado en sectores de nicho. Por ejemplo, Tiampe es una start up especializada en ERP para los negocios de leasing y renting. Holded es un ERP para las pymes, Destinux, para la gestión de viajes de empresa, Loonfy, para gestionar el adelanto de nóminas, Personio, para la gestión integral de los Recursos Humanos, etcétera”, detalla.

Sobre si, a tenor de estos nombres y datos, tiene sentido seguir implantando un ERP o es preferible apostar por una solución para cada área de negocio, Tim Rood explica que la ventaja de un sistema ERP completo es que “está totalmente integrado y funciona con una única fuente de datos. Un enfoque "best-of-breed" (cada departamento tiene su propia herramienta) puede tener la ventaja de funcionalidades especializadas por herramienta (point solutions). La desventaja es que las empresas crean islas de software y tienen que introducir los datos en sitios diferentes: doble trabajo y alto riesgo de errores. Si hay que establecer conexiones, no siempre son estándar. La empresa tiene que crearlas y mantenerlas y eso también cuesta dinero”.

Además, recuerda que con las actualizaciones de software, la empresa debe comprobar constantemente si todos los enlaces siguen funcionando. En cuanto al mantenimiento, “no siempre es fácil controlar una maraña de herramientas y garantizar la seguridad de los datos y la información”.

Sin embargo, cree que en el futuro será “cada vez más atractivo utilizar aplicaciones low-code para complementar ciertos elementos del sistema que faltan: el sistema ERP se encargará entonces de las funcionalidades básicas y las aplicaciones se construirán para los requisitos específicos del cliente”.